会社の飲み会の幹事ってのは、なかなか緊張しますよね。慣れればどうってことないんだけど、幹事に指名されるのは若手社員が大抵の場合なわけで、勝手がわからず戸惑う人も多いことでしょう。なので、今回は「私の常識」を書いておきます。

だいたいの流れは下記のような感じです。なお、もちろん会社によってシキタリってのがあって、いろいろ違うと思います。ただ、私はこれまで3社で働いて来ましたが、だいたいこんな感じで問題なくやってきました。

あ、あと、私は基本的にシステムエンジニアとして働いてきています。なので、SE業界の会社の基本であって、別の業界ではまた全然違うシキタリがあるかもしれない。それはわからない。でもまあ、そんなに変わらないんじゃないかなあ。

では、流れ。

飲み会幹事の流れ:
・偉い人から幹事の指名を受ける
  ↓
・お誘いする人一覧を作成し、その偉い人に確認する
  ↓
・日程を確定する
  ↓
・お誘いする人にメールする
  ↓
・参加人数確定
  ↓
・店を選定する
  ↓
・だいたいの参加費を決めて、偉い人に確認する
  ↓
・店を予約
  ↓
・店確定のメールを送る
  ↓
(ここから飲み会当日)
  ↓
・当日朝、リマインドメールを送る
  ↓
・挨拶してもらう人に、挨拶のお願いをする
  ↓
・仕事が終わったら、集合場所に行く
  ↓
・会場まで誘導
  ↓
・着席誘導
  ↓
・1杯目の注文
  ↓
・開会挨拶&乾杯
  ↓
・宴会コース内容を伝える
  ↓
・主賓挨拶
  ↓
・締めの挨拶
  ↓
・退席を促す
  ↓
・解散、二次会へ

前提

今回の前提としては、「金融ソリューション事業部」の「業務ソリューション課」所属の佐藤係長が異動で「公共ソリューション事業部」に行く、というシチュエーションを考えましょう。そしてあなたは下っ端社員の立場で宴会幹事を引き受ける、と。そんな感じで。

金融ソリューション事業部
高橋部長

業務ソリューション課
水野課長(主催)

佐藤係長(主賓)

山本(あなた)(幹事)

あ、あと、下っ端という意味では、宴会幹事をやるのはプロパー社員の中で一番若い人なのか、それとも派遣社員を含めた一番若い人なのか、というところはちょっと職場によって感覚が違うかもしれません。私の経験では、派遣社員の人が飲み会幹事をやっているのは1度しか見たことがありません。基本的には、プロパー社員の一番若い人が飲み会幹事をやる、というのが多いと思います。

偉い人から幹事の指名を受ける

これはもうそのまんま。幹事の指名を受ける。たとえば、「佐藤係長が異動になるから、送別会の幹事やってくれる?」って水野課長から言われるとか。そんな感じ。

お誘いする人一覧を作成し、その偉い人に確認する

そしたら次に、お誘いする人の一覧を作ります。お誘いする人は、今回の場合であれば水野課長から指定があったり、そうでもなかったりします。

IT業界の場合、あまり強烈なシキタリってのは多くないと思いますが、飲み会にお誘いする人の線引きってのは難しいです。会社の中にいれば、どんな人でも、多かれ少なかれ、お互いにお世話になっています。なので、少しでも関係のある人を際限なく呼んでしまうと、結局、部の人を全員呼ぶような感じになってしまいます。それは悪いことではないかもしれませんが、それを毎回やってると、一年中飲み会だらけになってしまいます。なので、どこかで線引きしなければなりません。

その線引きを、偉い人にしてもらうのです。大抵の場合は、課所属の人の異動であれば、その課の人全員+部長、という感じだと思います。ただ、飲み会が多すぎるとか、距離感を近くしてのんびり話したいと思ったりすれば、例えばプロパー社員だけを呼んで人数を少なく、小ぢんまりとやるという場合もあるでしょう。その辺の意向を課長に確認しましょう。

日程を確定する

次に、日程を確定しましょう。お誘いする人全員が参加できる日程を選ぶのは難しいので、主賓(今回の場合は佐藤係長)と、重要な人(今回の場合は高橋部長と水野課長)が出席できる日を確認し、また社内行事とぶつからないかも確認しつつ、日程候補を水野課長と相談し、確定しましょう。

お誘いする人にメールする

課長にお誘いする範囲を確認したら、まずメールを送って参加するかどうかを確認しましょう。文面は下記のような感じが良いでしょう。

to: 業務ソリューション課所属の人たち+金融ソリューション事業部部長

title: 佐藤係長送別会のお誘い

本文:
山本です。
お疲れ様です。

11月16日に内示が出ております通り、佐藤係長が12月1日付けで公共ソリューション事業部へ異動されますので、
ささやかながら送別会を行いたいと思います。

日程:
11月27日(金)18:00~(2時間程度を予定)

会場:
未定(渋谷駅から徒歩圏を予定)

会費:
未定(4000円程度を予定)

まずはおおよその人数を確認したいと思っておりますので、お手数ですが、【11月20日12:00まで】に折り返し参加可否をご返信下さい。

以上です。
よろしくお願いします。

このメールで頭に入れておいていただきたいのは、まずまだ会場が未定であること。人数がわからないと、会場を押さえるのが難しいです。なので、この時点では未定のまま話をすすめましょう。

また、店が未定なので会費も未定です。しかし、いくらお金がかかるのかは参加者としては気になるところでしょう。なので、「だいたいこれくらい」という金額は出しておきましょう。上記文例では4000円としました。

参加人数確定

そして、上記メールに書いた返信期限が来たら、だいたいの人からはメールが返ってきていると思います。しかし、大抵の場合は返信期限までに全ての人から返信が返ってくることはありません。期限が来ても返信してくれなかった人には、その人の席まで行って直接、参加可否を確認しましょう。

この時点でおおよその人数が確定しました。次はお店の手配です。

店を選定する

店を選定しましょう。ぐるなびかなんかで検索して、適当に決めてしまって良いでしょう。

なお、水野課長や佐藤係長に、何かお店の希望があるかもしれません。それを聞いた上で選定すると良いでしょう。また、この時点ではまだ予約はしません。下記のステップで参加費の大体の額を決めてから予約します。

だいたいの参加費を決めて、偉い人に確認する

参加費を決めます。飲み放題・宴会コース料理でだいたい1人3500円くらいかな?と思いますがどうでしょう。地域にもよると思いますが。

そんで、主賓はタダですよね。あと、偉い人には少し多めに払ってもらいます。例えば、こんな感じ。

  人数 1人あたり支払い
部長 1 5500円
課長 1 5000円
係長 ※主賓 1 ゼロ
プロパー社員 6 3500円
派遣社員 8 3500円
合計 17 59500円

部長は5500円、課長は5000円としました。この傾斜配分がどれくらいキツい傾斜になるのかは会社によると思いますが、普通の大規模IT会社なら、まあこんなもんでしょう。

上記のような表を作って、「こんな感じで行こうと思います」っつって課長に見せましょう。OKが出たら店を予約します。

店を予約する

店を予約します。電話とかで受け付けてもらえると思います。なお、電話する場合は自分の名前で予約したのか、自分の会社名で予約したのかを覚えておくこと。「☓☓の名前で予約してあります」と参加者に伝えておくべきだからです。参加者が遅刻して参加する場合、予約者の名前を出せると、席までの案内がスムーズだからです。

会場確定のメールを送る

店を予約したら、会場確定のメールを送ります。

to: 参加者の人たち

title: 佐藤係長送別会 会場確定のご連絡

本文:
山本です。
お疲れ様です。

佐藤係長の送別会の会場が決まりましたのでお知らせします。

日程:
11月27日(金)18:00~20:00

会場:
居酒屋 土間土間 渋谷宮益坂店
http://r.gnavi.co.jp/a188900/
※山本の名前で予約してあります

会費:
3500円程度

当日、山本と一緒に会場に行かれる方は、【17時45分頃にエレベーターホール】へ集まって下さい。
なお、山本の電話番号は050-1234-5678です。
何かあればご連絡下さい。

以上です。
よろしくお願いします。

ここで注意して欲しいのは、メール送信先。上記例では参加者の人たちのみに送っています。職場によっては、参加できないと言った人にも送る文化のところもあるような気がします。不参加の人に送らないと、不参加の人から見るとちょっと冷たい対応を取られたように感じる人もいるかもしれません。しかし送ったら送ったで参加を強く促しているように取られる可能性もあるし、難しいところです。私の場合は、参加者の人にだけ送っています。

あと会費についての記述。会費は、さっき書いた通り、上位者は少し多く払うところが多いと思います。しかし、それをはっきり書いちゃうのも、なんか恩着せがましい感じがして、上の人から見ると嫌な感じがするかもしれません。上記のように、一般社員の人が払う金額である3500円に「程度」の2文字を付けて送れば、上の人は「俺は少し多めに払うのだな」と感じてくれるでしょう。もちろん、そのへんまではっきりと書いちゃう職場もあると思います。会社の文化によりますね。

ここまでで事前準備完了。あとは当日です。

当日朝、リマインドメールを送る

当日になったら、朝イチでリマインドメールを送ります。
内容は以下のような感じ。

to: 参加者の人たち

title: 佐藤係長送別会 本日行います

本文:
山本です。
お疲れ様です。

佐藤係長の送別会は、本日予定通り行います。

日程:
11月27日(金)18:00~20:00

会場:
居酒屋 土間土間 渋谷宮益坂店
http://r.gnavi.co.jp/a188900/
※山本の名前で予約してあります

会費:
3500円程度

山本と一緒に会場に行かれる方は、【17時45分頃にエレベーターホール】へ集まって下さい。
なお、山本の電話番号は050-1234-5678です。
何かあればご連絡下さい。

以上です。
よろしくお願いします。

挨拶してもらう人に、挨拶のお願いをする

次に、挨拶をしてもらう人に、挨拶のお願いをしておきます。送別会の最初に乾杯の音頭を取ってもらう人と、最後に締めの一言を言ってもらう人、あと、主賓からの挨拶も要りますね。今回の場合であれば、この3人に連絡しておきましょう。

なお、挨拶の順番ですが、私の中の常識では、今回であれば

最初の挨拶&乾杯は高橋部長

会の最後に主賓の佐藤係長の挨拶

締めの挨拶は水野課長

です。

最初の挨拶と最後の挨拶を、それぞれ部長と課長どっちがやるのかはちょっと判断に迷うところでしょう。

ただ、一般的な判断基準としては、たぶん最初の挨拶&乾杯よりも締めの挨拶の方が重要として捉えられていると思います。じゃあ、最初の挨拶は水野課長で、最後が高橋部長か?というとそこもなかなか難しい。というのは、今回のこの会は基本的には課内の飲み会であって、主催は高橋部長ではなく水野課長だと捉えるのがたぶん普通だからです。なので、この会で主賓の次に重要なのは水野課長で、高橋部長の重要度はその次、と判断します。私ならね。この辺も会社の文化によると思います。また、そんなのどうでもいいじゃん、と考えてくれる会社も多いと思います。サクっと水野課長に「どっちにします?」って聞いちゃってもいいでしょう。

仕事が終わったら、集合場所に行く

送別会当日、仕事の定時が来たら、なるべく早く集合場所に行って待っていましょう。のんびり自席で時間を待っていると、急に仕事を振られて身動きが取れなくなることがないとも言えません。なので、鐘が鳴ったらさっさと自席を離れて、集合場所のエレベーターホールに行っちゃった方が良いでしょう。

また、大抵の場合は集合時間になっても参加者は集まってきません。集合時間+5分くらいは待ってあげましょう。また、そうなることを先読みして集合時間を少し早めの時間帯に決めておくと良いでしょう。

会場まで誘導

参加者を会場まで誘導します。会場の場所はきちんと把握しておきましょう。

着席誘導

会場に着いたら、席に座るようにみんなを促しましょう。なお、席順の上座・下座については、私が働いてきたIT業界では気にしない人がほとんどでした。ただ、主賓は真ん中に座って頂くということが多いと思います。また、幹事であるあなたはお店の方に色々と注文をしやすい、通路に近いはじっこの席を選択しましょう。

なお、一応上座・下座の判断基準を書いておくと、「凶器を持った悪人が入ってきた場合に最初に殺される席が下座で、最後まで殺されない席が上座」です。昔の戦国時代とかに、殿様を守らなきゃいけないということで、殿様には奥の方に座ってもらってたんですね。その感覚だけ頭に入れておけばいいでしょう。上座・下座の判断基準は人によって結構違うので、誰が何を言ってもあんま説得力がない気がします。あと、この判断基準だと奥に行けば行くほど上座になるわけですけど、端っこだとちょっと息苦しくてイヤだろうしね。まあ、今の時代は適当で良いと思います。

1杯目の注文

みんなだいたい座ったら、1杯目の注文を取りましょう。大抵の場合はビールを注文する人が多いので、「ビールの方、手を上げて下さい!」と言って手を上げてもらいましょう。そんで、手を上げなかった人については個別に聞いて注文しましょう。

開会挨拶&乾杯

みんな座ったら、開会挨拶&乾杯の音頭を取ってもらいましょう。今回の場合は、高橋部長ですね。開会挨拶の振り方はこんな感じ。

えー、それでは、今日は佐藤係長の送別会ということで、この場を企画させて頂きました。まずは高橋部長からご挨拶と、乾杯の音頭を取っていただこうと思います。高橋部長、よろしくお願いします。

宴会コース内容を伝える

そんで、高橋部長の挨拶が終わって乾杯が終わったら、すかさずサっと立って宴会コースの案内をします。こんな感じです。

今日のコースは、料理が9品と、飲み物は飲み放題になっています。お店の方に直接注文するか、私、山本まで仰って下さい。よろしくお願いします。

これで、次のイベント的なものは最後の主賓挨拶&締めの挨拶になります。しばらく気を抜くことができますが、お店の店員さんの動きによっては注文をまとめてあげるようにする必要もあるかもしれません。その辺はお店に行ってみないとわからないので、気にするようにしましょう。

ラストオーダー

18時~20時で店を予約しているのなら、たぶん19時半くらいにラストオーダーになります。その時は「ラストオーダーです!!」と大きな声で伝えましょう。

主賓挨拶

そして、宴会が終わりに差し掛かってきたら、主賓挨拶。18時ちょうどから20時まででお店を予約しているのなら、たぶん19時40分くらいになったら主賓挨拶かなと思います。こんな感じで振りましょう。

えー、それでは!宴もたけなわですが、もうすぐお時間になりますので、今日の主賓である佐藤係長にご挨拶を頂きたいと思います。佐藤係長、よろしくお願いします。

締めの挨拶

そんで佐藤係長の挨拶が終わったら、最後に主催の水野課長に振ります。

それでは最後に、水野課長にお言葉を頂きまして、この会を締めたいと思います。水野課長、よろしくお願いします。

そんで課長のスピーチが終わったら、会はおしまい。

退席を促す

次に、退席を促します。意外とみんな、締めの挨拶が終わっても動かない人が多いです。あんまり長く居てしまうとお店に迷惑ですので、退席を促しましょう。例えば下記のように言います。

それでは、もうお時間が来てますので、申し訳ないですが退席をお願いします!

解散、二次会へ

それで退席した後は、みんな割と店の前に溜まってる事が多いです。一言かけて解散しましょう。

それでは、今日の会はこれでお開きとさせていただきたいと思います。お疲れ様でした!

もし2次会に行くなら、下記のように言ってもいいでしょう。

2次会に行く方は、私に着いてきて頂ければどこかに行きます!

2次会が予想されるなら、1次会の会場の近くの飲み屋を少し調べておくと良いでしょう。

そんな感じです。若い人にはなかなか荷が重い仕事かもしれませんが、まあシステムエンジニアの業界に関して言えば、そんなに堅苦しい会社は私は見たことがありません。この記事の内容を頭に入れて、あとは臨機応変にやってけばなんとかなるんじゃないかな。頑張ってね!

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