この記事では、自社の従業員からマイナンバーを収集する時の手順について説明します。

従業員のマイナンバー 収集のしかた

マイナンバーは税金関連の業務と強く紐付いた番号です。そして、会社は自社の従業員の税金を天引きして税務署に払う必要があります。なので、会社は、自社の従業員のマイナンバーを収集する必要があります。

しかし、マイナンバーは「個人情報のカタマリ」と言われており、不安視した世論にも配慮したためか、その収集にはかなり厳格な手続きが定義されています。

内閣官房の手続き解説ページ

しかし、上記ページをいきなり読むのもちょっと苦労するでしょう。なので、この記事では上記ページをかいつまんで説明します。

まず、マイナンバーを収集する際に必要な確認が2つ挙げられています。「番号確認」と「身元(実存)確認」です。

番号確認は、「誰の番号がどんな数字なのか?」を確認すること。そして、「身元(実存)確認」は、「その番号を提示しているその人は本人なのか?」を確認することです。

それでは、具体的な番号の確認イメージを記述しましょう。いくつかのパターンがあります。

その1:マイナンバーカードの提示を受ける

最も簡単なのが、本人からマイナンバーカードの提示を受けることです。ここで言っているマイナンバーカードとは、プラスチックにICチップが埋め込まれたマイナンバーカード(正式名称は「個人番号カード」)のことです。

つまり、従業員本人が、会社の総務部のマイナンバー収集担当者のところに行って、マイナンバーカードを収集担当者に見せるということですね。

マイナンバーカードには氏名と住所とマイナンバーが記述されているので、収集担当者の人は「誰のマイナンバーはどんな数字なのか」を把握することができます。また、マイナンバーカードには写真も載っているので、そのカードを持ってきた人が本人かどうかもわかります。
マイナンバーカード
引用元:マイナンバー社会保障・税番号制度

ということで、マイナンバーカードの提示を受ければ、そのカードに書いてあるマイナンバーをメモってマイナンバーの収集は完了です。

その2:通知カード+運転免許証

上記の他にもマイナンバー確認の手段はあります。まず、「通知カード」と「運転免許証」の2つを同時に提示すること。従業員本人が、「通知カード」と「運転免許証」を、総務部のマイナンバー収集担当者に見せるということです。

ここで言っている「通知カード」とは、最終的なプラスチックICカードであるマイナンバーカードのことではなく、それに先立って送られてくる、紙のカードのことです。正式名称が「通知カード」です。

この通知カードには、マイナンバーと氏名と住所などが書かれています。なので、通知カードを見れば「この氏名の人のマイナンバーはこれなんだな」ということがわかります。

しかし、この通知カードには顔写真がないので、そのカードを持ってきた人が本人かどうかがわかりません。なので、その本人確認の部分を運転免許証で行うのです。運転免許証には顔写真と氏名と住所が載っていますので、その持ってきた人の氏名と住所を確認できます。それと紙の通知カードを見比べることで、「番号確認」と「身元(実存)確認」が両方できる、という理屈ですね。

その3:通知カード+パスポート

次は、通知カードとパスポート。これは、上記のその2と同じ理屈です。その2では本人確認を運転免許証で行ったわけですが、その3ではその本人確認をパスポートで行うというわけです。

その4:住民票の写し+運転免許証

その4は、住民票の写しと運転免許証。2015年10月5日から、住民票にはマイナンバーが記述されるようになっています。なので、誰のマイナンバーはどの数字なのか、という紐付けは住民票を取ればわかるわけですね。つまり、住民票の写しはその2の「通知カード」の代わりとなるわけです。それと、本人確認のための運転免許証があればOK。

その5:住民票の写し+パスポート

その5は、住民票の写し+パスポート。これは、その2に対してその3があるのと同様、本人確認をパスポートで行うということです。

その6:通知カード or 住民票の写し のみ

その6は、通知カード または 住民票の写し だけで行う方法。ここまでさんざん書いてきた本人確認はなんなんだよって話になりますが、一応、「人違いでないことが明らかであれば」通知カードか住民票の写しだけでもOKとなっているようです。これは、まあ要するに中小企業に向けた配慮だろうと思います。中小企業であれば、人が少ないから、社員の顔と名前は全部頭に入ってるでしょ、と。それで本人確認に代えるということですね。

しかし、このその6のやり方については最終手段という位置付けのようです。基本的には選んじゃダメな方法です。

以上が、マイナンバー収集の基本手順です!


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