管理会計システムの引き継ぎ＆教育用資料

人繰りというのは難しいもの。苦しんでいる現場からさらに人を引っこ抜かれてブチキレて上司に喧嘩を売る・・・ということも、たまにはあります。とはいえ、何か言ったところで決定は覆りませんよね。結局、新しく来た人への教育が必要になります。そこで準備しておきたいのが「教育用資料」や「引き継ぎ資料」です。

人は絶対いなくなる。だから常に教育の準備をしておく。

いわずもがなですが、人は必ずいなくなります。私はここ数年、管理会計システムの運用の仕事をしていますが、体制はプロパーの私と派遣さんの2人体制。当然、派遣さんはずっと居てくれるわけではありません。これまでに何回も入れ替わってきました。

新しく来た人が来るたびに教育することになるわけですが、一日も早く戦力になるように教育して仕事を覚えてもらうためにどんな準備をしておけばいいか。私が準備しているのは、次のような資料です。

• 周辺システムとの連携図
  
• 周辺システムとのコード変換データの作成仕様
  （例えば、営業システムの店舗CD管理会計システムの店舗CDとの紐付け関係）
• 定型作業の作業ルール＆練習問題
  （勘定科目追加や、店舗・プロジェクトの追加の際の作業など）
• 配賦係数の種類の解説
  （どんな配賦の仕方をしているか、とその処理の概略を一覧にする）

業務的なものはこんな感じ。もっとソースコード寄りの資料も必要でしょうが・・・、私はソースコードをほとんど触らないSEなのでこんな感じにしていて、ソース寄りの資料は別の人に作ってもらっています。ただ、ソースを見るにしても処理の意図の理解が必要なはずなので、上記のような資料は役には立つと思います。

ここで大事なのは、「説明資料」だけではなく「練習問題」も作ること。練習問題まで作ると、新しく来た人に資料を渡しておくだけで基礎をわかってもらえます。説明する際にこちらの時間を割く必要がなくなります。

派遣さんって本当に流動的に変わっていきますよね。その意味では「安定稼働」と言えるシステムなんてこの世に存在しないかもしれません。どんなに人が入れ替わっても大丈夫なように、教育用資料は力を入れて作成しましょう。